Política de tratamiento — versión 2026.3

Vigente desde el 01/10/2026.

Responsable del tratamiento

Humanizar (Steven Vallejo), correo electrónico stevenvallejo780@gmail.com

Para qué usamos tus datos

Operación de la plataforma
Comunicaciones transaccionales
Seguridad y prevención de abuso
Cumplimiento legal

Cuánto tiempo se conservan

Bitácora: 5 años
Invitaciones: 90 días desde el estado terminal
Comparticiones: mientras el comercio que comparte exista
Notificaciones: 180 días / 30 días
Contenido de hilos: mientras el comercio exista + 1 año para las contrapartes
Listas de prospección: mientras el comercio exista
Publicaciones guardadas: mientras el comercio que guarda exista
Grupos y sus membresías: mientras el comercio creador exista
Palabras clave declaradas: mientras el contenido exista
Rectificaciones de fichas: 1 año tras resolverse; el correo de quien la pidió, hasta enviarle el resultado
Caché de geocodificación: 30 días
Lista de fichas suprimidas: indefinido, declarado; sin dato en claro
Documentos de verificación: hasta el cierre del trámite
Preferencia de prospección: mientras el comercio exista
Coordenada declarada de sede: mientras la sede exista
Autoría interna de escritura: 2 años tras la baja (membresía) / la de bitácora
Preferencias de notificación: 2 años tras la baja de la membresía
Fichas retiradas por la fuente: 90 días tras caducar su procedencia
Sesiones y avisos de seguridad: 90 días
Bitácora de cambios de alcance: 5 años, la de la bitácora
Taxonomía curada del directorio: Vigencia de la taxonomía; retiradas mientras haya declaraciones, revisión anual
Cuentas de operador de plataforma: mientras exista + 5 años desde la baja
Exportación de datos del titular: 7 días
Identidad de acceso de la persona: mientras la cuenta exista + 30 días
Respuestas de empresas sin cuenta: mientras la necesidad exista + 1 año tras su cierre
Alcance de descubrimiento declarado: vida del comercio o del contenido
Registro de sanciones por documento: 2 años desde la resolución
Caché de consultas a fuentes de red: 7 días
Bitácora de mantenimiento del árbol: 5 años, plazo vigente de la bitácora
Caché de interpretaciones de consulta: 30 días
Confirmaciones de asistencia a eventos: mientras el comercio que confirma exista
Hashes de origen para límites de tasa: 30 días
Registro de llamadas a fuentes externas: 1 año
Reseñas recibidas de un comercio cerrado: 1 año tras el cierre del comercio autor
Autorización de tratamiento y su versión: 5 años tras el cierre
Contacto comercial de fichas no reclamadas: 180 días desde la última interacción
Casos de moderación con copia del contenido: 2 años tras la resolución
Solicitudes de cotización a empresas sin cuenta: mientras la necesidad exista + 1 año tras su cierre
Categorías libres y sus alias (legado congelado): conservado sin borrado automático; su retiro requiere decisión expresa del dueño (FR-519)
Apariciones de texto para detección de duplicados: 30 días
Categorías, oferta y atributos declarados por el comercio: Vida del comercio o ítem; 5 años en el historial de rectificaciones tras cierre

Con quién se comparten

correo: Proveedor de correo saliente (SMTP)
almacenamiento: Proveedor de almacenamiento de objetos

Cómo ejercer tus derechos

stevenvallejo780@gmail.com

Texto íntegro de la política

# Política de tratamiento de datos personales **Versión 2026.3 · en vigor desde 1 de octubre de 2026** Este documento es la política de tratamiento de datos personales de Gravitatoria, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y de su reglamentación, en particular del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015 (su artículo 2.2.2.25.3.1 fija el contenido de esta política). Dice qué datos se recogen, de dónde salen, para qué, con qué base legal, quién los ve, por cuánto tiempo se conservan y qué puede hacer usted con ellos. Cada versión de esta política conserva su texto íntegro y su fecha de entrada en vigor. Una versión publicada no se reescribe: corregirla es publicar una versión nueva, y la anterior queda consultable con la fecha en que dejó de regir. En esta política, «Gravitatoria» es la plataforma y, cuando se dice que hace algo, el responsable del tratamiento identificado en la sección 1. **Qué cambia en esta versión.** Esta versión reemplaza a la 2026.1, que es la última publicada (la numeración salta la 2026.2, que no llegó a publicarse). Frente a la 2026.1: 1. Identifica al responsable con su nombre o razón social, su domicilio, su dirección, su teléfono y su correo, y a la persona o área que atiende los derechos de los titulares (secciones 1 y 12). 2. La finalidad 1 dice ahora de forma expresa que incluye publicar el perfil de cada comercio y permitir que se lo encuentre en la búsqueda, el directorio de comercios y el mapa, como ya ocurría, y declara los datos que el comercio añade para describirse y ser encontrado: la ubicación de sus sedes, su alcance, sus palabras clave, su categoría, su oferta y sus atributos. La finalidad 2 dice que el correo que comunica un cambio de esta política no admite baja (sección 3.1). 3. Añade una finalidad nueva, la **prospección entre comercios** (finalidad 5): que otros comercios seleccionen a uno, lo guarden en listas, actúen sobre él en bloque y descarguen el contacto que publicó. Sólo se aplica a un comercio si quien figura como su dueño la autoriza para él, expresamente y por separado. Al anunciarse esta versión, sin esperar a su entrada en vigor, se vacían las listas de prospección ya guardadas y ningún comercio vuelve a entrar en ellas mientras su dueño no autorice esa finalidad (secciones 3.1 y 11). 4. Dice qué se ve sin sesión: de un comercio que consta como persona jurídica, su perfil y sus canales corporativos, pero no un teléfono móvil, un WhatsApp ni un correo que identifique a una persona natural; de los demás, sólo su nombre comercial, su categoría, su actividad, su oferta y su municipio; las reseñas y los comentarios, siempre con sesión (sección 2). 5. Declara el **directorio de empresas sin cuenta**, destinado sólo a personas jurídicas: de qué fuentes salen sus fichas y con qué licencia, que no guarda teléfonos móviles ni correos que identifiquen a una persona, qué ve de ellas cada quien, cómo les escribe Gravitatoria y cómo se corrige, se retira o se adopta una ficha sin tener cuenta; quien busca en él o invita a una empresa lo autoriza con esa acción, después de un aviso, y queda constancia de cuándo y bajo qué aviso lo hizo (secciones 2, 3.2, 4, 8 y 9). 6. Precisa la base legal: qué se informa antes de pedir la autorización; la prueba de la autorización, los expedientes de las solicitudes y la bitácora se conservan por deberes legales del responsable y no por una excepción del artículo 10 de la Ley 1581, que no la contiene; la excepción del dato público sólo ampara lo que es de naturaleza pública; las páginas que se usan sin cuenta muestran un aviso antes de recoger nada; nadie autoriza por otro con sólo dar sus datos, y la invitación al equipo de un comercio ya no recoge el correo de la persona invitada; el documento de verificación que contiene datos sensibles exige autorización explícita de su titular; y qué pasa con la cuenta de una persona menor de edad (sección 5). 7. Completa los derechos del titular, quién puede ejercerlos y cómo se acredita; revocar las finalidades 1 o 3 cierra la cuenta sin otra solicitud, y revocar la 1 suprime además lo que todavía identifique a la persona, salvo lo que un deber obliga a conservar; dice qué pasa con los datos de un comercio cuando queda sin dueño o se cierra, y el procedimiento de consultas y reclamos, con la leyenda «reclamo en trámite» y sus prórrogas máximas (secciones 5, 6 y 13). 8. Amplía la tabla de plazos con el perfil y la actividad de los comercios, los datos con que se los encuentra, la prospección y el directorio, y cambia plazos que ya regían: el registro de sanciones por documento deja de ser indefinido y se borra a los 2 años de la resolución; la prueba de la autorización se cuenta por finalidad, desde su revocación o desde el cierre de la cuenta, y la de las consultas y reclamos, desde su respuesta; y la invitación al equipo de un comercio deja de guardar la huella del correo de la persona invitada. Las categorías de texto libre que los comercios declararon antes de la taxonomía curada se borran al anunciarse esta versión (secciones 7 y 11). 9. Declara las categorías de encargados, que la aplicación se ejecuta en servidores fuera de Colombia y en qué condiciones se transmiten los datos (sección 10). 10. Dice que los cambios de esta política se comunican antes de que entren en vigor (sección 11) y declara la vigencia de las bases de datos (sección 14). ## 1. Responsable del tratamiento Humanizar (Steven Vallejo), correo electrónico stevenvallejo780@gmail.com El responsable decide sobre el tratamiento de todos los datos que describe esta política, también de los del directorio de empresas sin cuenta. Es, además, quien firma y envía cada correo dirigido a una empresa sin cuenta: el comercio que pide una cotización se nombra en el mensaje, pero no es el remitente ni el responsable de ese tratamiento. ## 2. A quién se aplica y qué separa esta plataforma Esta política se aplica a los datos de: - las **personas registradas**: quienes crean una cuenta para operar comercios, como dueños o como miembros de su equipo; - las **empresas sin cuenta** que aparecen en el directorio de Gravitatoria (sección 3.2) y, si un dato de ellas identificara a una persona natural, a esa persona; - quienes, **sin cuenta**, usan la búsqueda pública, responden una solicitud de cotización o piden corregir o retirar una ficha. La plataforma es una red de **comercios**. Lo que se publica, se busca y se contacta es siempre un comercio o una empresa, nunca la persona que lo opera: - El nombre, el correo, el teléfono, el documento y el identificador de la persona operadora **no** aparecen en ninguna superficie destinada a terceros: ni en un perfil, ni en un catálogo, ni en una publicación, ni en un comentario, ni en una reseña, ni en una necesidad, ni en una oferta, ni en un mensaje, ni en un resultado de búsqueda, ni en un directorio, ni en un mapa, ni en una página de grupo, ni en una notificación, ni en un archivo descargable, ni en el cuerpo de un correo saliente. - No existe perfil público de persona, ni búsqueda de personas, ni listado, ni filtro por persona. - Dos comercios operados por la misma persona no se pueden correlacionar desde ninguna superficie pública. **Qué se ve sin sesión.** Los datos de un comercio pueden identificar a una persona natural: a su dueña, si el comercio es de una persona natural, o a otras personas que se nombren o aparezcan en lo que publica. Un dato personal que no es de naturaleza pública no se pone a disposición de cualquiera en internet: sólo se muestra con un acceso técnicamente controlado, a los comercios registrados que entran con su sesión, que son los terceros a los que el titular autoriza a verlo con la finalidad 1 (artículo 4, literal f, de la Ley 1581). Sin sesión sólo se muestran datos que no son personales —los que sólo describen a una persona jurídica— o datos personales de naturaleza pública, como los relativos a la calidad de comerciante o al oficio de una persona (artículo 3 del Decreto 1377). Por eso, sin sesión —en las páginas de Gravitatoria, en su interfaz de programación, en los datos estructurados para buscadores, en la imagen para compartir, en el mapa del sitio y en la búsqueda pública y su mapa—: - un comercio **consta como persona jurídica** si el documento con el que se registró es un NIT de persona jurídica: nueve dígitos que empiezan por 8 o 9, con dígito de verificación válido. Sin sesión se muestra lo que sólo describe a esa persona jurídica: su perfil comercial, sus sedes con su dirección y su ubicación en el mapa, y sus canales corporativos —el teléfono fijo, el correo de un cargo o de un área y el sitio web—. El teléfono móvil, el WhatsApp y el correo que no es de un cargo o de un área —el de un servicio de correo gratuito o el que lleva el nombre de una persona— pueden identificar a una persona natural: no se muestran sin sesión, la búsqueda pública no lo encuentra por ellos, y sólo los ve quien entra con su sesión; - de **cualquier otro comercio** sólo se muestran su nombre comercial, su categoría, su actividad, si ofrece productos o servicios y su municipio, que son datos relativos a su calidad de comerciante. Lo demás —su descripción, su logo, su portada, sus canales de contacto, sus sedes y su ubicación, su sitio web, sus enlaces, sus etiquetas, sus palabras clave, sus atributos, su catálogo, sus publicaciones, sus necesidades, su red, su calificación, su tiempo de respuesta, si está verificado y desde cuándo está en Gravitatoria— exige sesión, y la búsqueda pública no lo encuentra por esos datos ni lo sitúa en el mapa; - las reseñas y los comentarios, que escriben otros comercios, exigen sesión, y la red de un comercio no nombra sin sesión a los comercios que no constan como persona jurídica; - el mapa del sitio sólo enumera páginas que se pueden ver sin sesión. Lo que un comercio publica no debe incluir datos personales de otras personas; si los incluye, dejan de mostrarse sin sesión en cuanto se advierte o alguien lo informa por el canal de la sección 12, y se retiran si no hay autorización de su titular. A los comercios registrados que entran con su sesión, salvo a uno que el comercio haya bloqueado, el perfil se les muestra completo. **El directorio está destinado sólo a personas jurídicas.** Ninguna persona natural figura en él: quien quiera aparecer con un comercio suyo se registra y lo opera con su cuenta. Para que así sea: - A los conjuntos de datos abiertos del Estado no se les piden, y por tanto no se guardan, el representante legal, nombres o apellidos de personas ni números de documento de personas. - Antes de guardar nada se descarta la fila que la fuente declara de persona natural; la que se identifica con un documento distinto del NIT de una persona jurídica; la de un tipo de registro excluido (consorcios, uniones temporales, entidades estatales, juntas de acción comunal, patrimonios autónomos, veedurías, matrículas no activas o no renovadas y sociedades en liquidación); y aquella cuya razón social es sólo un nombre de persona, sin forma societaria ni comercial. De una fila descartada no se conserva ningún dato: sólo se cuenta. - La cartografía colaborativa no publica NIT. Por eso **de ella no se crea ninguna ficha**: sólo completa una ficha que ya tiene el NIT de una persona jurídica tomado de una de las fuentes oficiales de la sección 4. Un elemento de esa capa que no corresponde a una ficha así se descarta sin guardar nada. - De ninguna fuente se guarda ni se muestra un teléfono móvil —diez dígitos que empiezan por 3—. Puede identificar a una persona natural, y que una persona jurídica lo haya declarado en una fuente oficial no lo convierte en dato de esa persona jurídica ni en dato público. El único teléfono que guarda una ficha, y el único que ve un comercio registrado con su sesión, es el fijo. Un móvil que se hubiera guardado antes se borra al anunciarse esta versión, o en cuanto se advierte, y nunca se usa para contactar. - De ninguna fuente se guarda un correo de un servicio de correo gratuito, uno de un dominio distinto del sitio web de la propia empresa ni uno con nombre de persona: sólo el de un cargo o un área, como «ventas@» o «info@». - Las fichas sólo salen de las fuentes de la sección 4. Usar otra exige antes publicar una versión de esta política que la declare. Estas reglas son automáticas y pueden fallar. Si una ficha corresponde a una persona natural, se retira y se borran sus datos; si muestra un dato de una persona natural que no es de naturaleza pública, se retira ese dato; en ambos casos, en cuanto se advierte o alguien lo informa (secciones 5 y 8). ## 3. Finalidades del tratamiento ### 3.1 De las personas registradas Los datos personales de quien crea una cuenta, y los de los comercios que opera cuando lo identifican, se tratan sólo para estas finalidades, y para ninguna otra: 1. **Operación de la plataforma**: crear y sostener la cuenta de acceso, vincular a la persona con los comercios que opera, atribuir internamente lo que se escribe desde cada comercio y mantener el servicio en funcionamiento. Incluye publicar el perfil de cada comercio y permitir que se lo encuentre en la búsqueda, el directorio de comercios y el mapa —completo para los comercios registrados que entran con su sesión y, sin sesión, sólo con lo que dice la sección 2—, con lo que el comercio declara para describirse y ser encontrado: la ubicación de cada sede, que él mismo marca en el mapa; su alcance, que limita hasta qué distancia se lo muestra; sus palabras clave; su categoría; si ofrece productos o servicios, y sus atributos. 2. **Comunicaciones transaccionales**: avisar por correo de lo que ocurre en los comercios que la persona opera. El aviso dentro de la aplicación es el canal principal; el correo es el segundo, y cada tipo de aviso lleva en su pie el medio para darse de baja. No admiten baja los avisos de seguridad de la cuenta ni el correo que comunica un cambio sustancial de esta política: ese correo no es una comunicación de esta finalidad, sino el cumplimiento de un deber del responsable, y se envía aunque se haya revocado esta finalidad (sección 11). 3. **Seguridad y prevención del abuso**: límites de uso, detección de accesos desde dispositivos no reconocidos, moderación de contenido reportado y registro de los intentos de acceso a recursos ajenos. 4. **Cumplimiento legal**: conservar la prueba de la autorización otorgada, el expediente de cada derecho ejercido y la bitácora de auditoría. 5. **Prospección entre comercios** (nueva en esta versión; sólo con autorización expresa, separada de la de las finalidades 1 a 4, que se da para cada comercio): permitir que otros comercios registrados, con su sesión: - lo seleccionen en el mapa o en una búsqueda, lo guarden en sus listas y actúen sobre él en bloque: seguirlo, pedirle conexión, saludarlo, invitarlo a seguirse, invitarlo a cotizar una necesidad u ofrecerle un ítem; - descarguen en un archivo, hasta 1.000 comercios por descarga, su nombre, sus categorías, su municipio, la distancia, su sitio web, el contacto que el comercio publicó, su puntuación, si está verificado y el enlace a su perfil. Ningún dato de la cuenta de la persona operadora —su nombre, su correo, su teléfono, su documento— se usa para esta finalidad. Cada comercio puede apagar en sus ajustes, en cualquier momento, que otros comercios actúen sobre él en bloque. Quien descarga un archivo recibe esos datos sólo para contactar comercialmente a esos comercios: no puede usarlos para otro fin, debe suprimirlos cuando ese contacto termine y, si un comercio es de una persona natural, responde ante ella como responsable de ese tratamiento (Ley 1581). Un archivo ya descargado no se puede recuperar, aunque después se revoque la autorización; la aplicación lo advierte al pedir esta autorización. **Quién la autoriza.** La finalidad 5 se autoriza y se revoca para cada comercio, en sus ajustes o al registrarlo, y sólo puede hacerlo quien figura como su dueño; un administrador u otro miembro del equipo no puede. Al autorizarla, el dueño declara que el comercio es suyo o de una persona jurídica que representa. Si el comercio es de otra persona natural, sólo puede autorizarla esa persona, desde su propia cuenta como dueña del comercio; y en todo caso la persona natural titular del comercio puede revocarla en cualquier momento por el canal de la sección 12, acreditando su identidad (sección 6). **Sin esta autorización**, el comercio no entra en selecciones, listas, acciones en bloque ni descargas de otros comercios. **Si se revoca**, sale en el acto de todo ello, también de las listas que otros comercios ya guardaron. Las listas de un comercio son datos suyos (finalidad 1) y sólo pueden contener comercios que autorizaron esta finalidad. ### 3.2 De las empresas sin cuenta (directorio) Estas finalidades son nuevas frente a la versión 2026.1. Las fichas son de empresas sin cuenta, personas jurídicas (sección 2). Las finalidades 7 y 8 tratan además datos de la persona registrada que busca o invita —el texto de su consulta y la invitación que su comercio envía, que nombra al comercio ante la empresa invitada—, sólo cuando ella misma busca en el directorio o envía la invitación. Antes, junto al buscador del directorio y en el formulario de la invitación, la aplicación muestra un aviso que identifica al responsable y sus datos de contacto (sección 1), dice qué datos de la persona y del comercio se tratan y para qué, que Gravitatoria firma y envía el correo nombrando al comercio, cuáles son los derechos del titular y cómo ejercerlos, y enlaza esta política (artículo 12 de la Ley 1581). Buscar o enviar la invitación después de ese aviso es la autorización (conducta inequívoca, artículo 7 del Decreto 1377). Como prueba (artículo 8 del Decreto 1377), Gravitatoria conserva el texto de cada versión de ese aviso con sus fechas de vigencia y, de cada persona, una constancia de la primera búsqueda y de la primera invitación que hace después de cada versión del aviso: quién, cuándo, para qué finalidad y bajo qué versión, sin el texto de la consulta (fila «Autorización de tratamiento y su versión» de la sección 7). No se apoyan en la autorización de la finalidad 1. 6. **Directorio de empresas sin cuenta**: incorporar y mantener una **ficha no reclamada** de las empresas, personas jurídicas, que todavía no tienen cuenta, con los datos de las fuentes de la sección 4, para que los comercios registrados puedan encontrarlas e invitarlas a cotizar. La ficha lleva siempre el rótulo «ficha no reclamada · no verificada». De ninguna fuente se importan precios, catálogo, disponibilidad, cobertura, calificaciones ni reseñas. 7. **Consulta del directorio**: mostrar cada ficha según quién la mira. - A un **comercio registrado, con sesión**: la razón social o el nombre, el sector, el municipio o la jurisdicción de cámara de comercio, la actividad, el sitio web, el teléfono fijo, la dirección comercial, el NIT, la ubicación —como punto en el mapa sólo si la fuente declaró una coordenada exacta; si no, sólo el municipio— y la fuente, la fecha y la licencia de cada dato. - A **quien no tiene sesión**: una ficha no tiene página visible sin sesión. Si el responsable la habilita, la búsqueda pública puede mostrar como mucho una vista reducida con el nombre, el municipio o la jurisdicción de cámara, la actividad, el sitio web y la fuente, la fecha y la licencia de esos datos; nunca teléfono, dirección, NIT, coordenada ni correo. - A **nadie**: el correo comercial, que sólo sirve para cursar las solicitudes de la finalidad 8. Las páginas de las fichas se marcan para que los buscadores de internet no las indexen y no entran en el mapa del sitio, y la búsqueda pública limita el número de consultas por conexión para impedir la extracción masiva. Un dato cuya fuente venció se muestra con el rótulo «dato caducado» hasta que una fuente lo renueva o se retira (sección 7). Cuando un comercio registrado busca escribiendo en lenguaje libre, su consulta se traduce a filtros de municipio, sector, actividad y palabra clave con reglas propias de Gravitatoria, sin salir de la plataforma: no se envía a ningún proveedor externo (sección 10). Le pedimos no escribir datos de personas en la consulta. 8. **Solicitudes de cotización a empresas sin cuenta**: tramitar la invitación que un comercio registrado dirige a una ficha para cotizar una necesidad concreta, avisar el resultado a la empresa si cotizó y conservar su respuesta para que ese comercio pueda compararla (sección 9). Le pedimos no incluir en la necesidad ni en la invitación datos personales de otras personas. 9. **Rectificación, supresión y adopción de fichas**: recibir y resolver, sin que nadie necesite cuenta, las solicitudes para corregir un dato de una ficha o para retirarla del directorio, y permitir que la empresa adopte su ficha (sección 8). El árbol de categorías del directorio lo cura la plataforma: es un dato de referencia, no un dato personal de nadie. ## 4. Origen de los datos del directorio, por fuente y licencia Cada dato de una ficha guarda de qué fuente salió, la referencia que lo respalda, cuándo se consultó, cuándo caduca y bajo qué licencia se usa; un dato sin esa procedencia no se muestra, y una fila sin fuente, sin referencia de origen o sin fecha de captura se rechaza. Una licencia abierta autoriza a reutilizar una base de datos: no convierte en público un dato personal ni sustituye la base legal de la sección 5. | Fuente | Qué aporta | Licencia o base de uso | | --- | --- | --- | | Registro Único Empresarial y Social (RUES), publicado por Confecámaras en datos.gov.co | Razón social, NIT, cámara de comercio y actividad económica de personas jurídicas con matrícula mercantil activa y renovada | Registro público mercantil; licencia CC BY-SA 4.0 del conjunto, con su atribución | | Proveedores registrados en SECOP II (Colombia Compra Eficiente), en datos.gov.co | Nombre, NIT, municipio, dirección, teléfono fijo, correo de un cargo o un área y sitio web que la empresa declaró como proveedora del Estado; nunca un teléfono móvil | Información pública de los proveedores del Estado; no es un registro público; licencia CC BY-SA 4.0 del conjunto, con su atribución | | Registro Nacional de Turismo (Ministerio de Comercio, Industria y Turismo), en datos.gov.co | Razón social del establecimiento, NIT, municipio y categoría | Registro público de prestadores de servicios turísticos; licencia CC BY-SA 4.0 del conjunto, con su atribución | | Establecimientos vigilados en alimentos (INVIMA), en datos.gov.co | Razón social, NIT, municipio, dirección y línea de actividad | Información pública de la autoridad sanitaria; no es un registro público; licencia CC BY-SA 4.0 del conjunto, con su atribución | | OpenStreetMap (cartografía colaborativa) | Sólo para completar una ficha que ya tiene el NIT de una persona jurídica tomado de una de las fuentes anteriores: categoría, dirección con calle y número, coordenada, teléfono fijo, sitio web y correo de la empresa. De esta capa no se crea ninguna ficha | Licencia ODbL 1.0, en una capa separada del resto del directorio y con la atribución que exige la licencia; no es un registro público | Cada fuente se renueva con lotes nuevos; un dato que ningún lote vigente sostiene caduca y se retira según la sección 7. ## 5. Base legal **Personas registradas.** La regla general es la **autorización previa, expresa e informada del titular** (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012). Antes de pedirla —al registrarse, antes de crear la cuenta; al autorizar la finalidad 5 para un comercio; y en cada aviso de reconsentimiento— la aplicación muestra un aviso con la identificación del responsable y sus datos de contacto (sección 1), qué datos se tratarán y para qué finalidades, los derechos del titular y cómo ejercerlos, y el enlace a esta política (artículo 12 de la Ley 1581 y artículo 15 del Decreto 1377). La autorización se registra con su fecha, su finalidad —en la 5, también el comercio y la declaración de a quién pertenece—, el responsable y la versión de esta política bajo la cual se otorgó, y se conserva como prueba. **Si revoca.** Revocada la autorización de una finalidad, cesa el tratamiento para ella. Las finalidades 1 y 3 son indispensables para prestar el servicio: revocarlas desde la aplicación cierra la cuenta en el acto, después de advertirlo y sin exigir otra solicitud; si la revocación llega por el canal de atención, la cuenta se cierra dentro del plazo de un reclamo (sección 13). En ambos casos se le informa qué se conserva, con qué fundamento y por cuánto tiempo. Después de una revocación, de lo tratado para esa finalidad sólo se conserva, por el plazo de la sección 7 y sólo para cumplir el deber que lo justifica: la prueba de la autorización (artículo 17, literal b, de la Ley 1581 y artículo 8 del Decreto 1377 de 2013), el expediente de cada consulta o reclamo (artículos 14, 15 y 17, literal j, de la Ley 1581), la bitácora con la que el responsable demuestra ante la autoridad sus medidas de seguridad (artículo 17, literal d, de la Ley 1581 y artículo 26 del Decreto 1377), lo que una autoridad ordene conservar y lo que el titular tenga el deber legal o contractual de mantener (artículo 9 del Decreto 1377). Esa lista es cerrada. La Ley 1581 no contiene una excepción general de «cumplimiento de una obligación legal»: estas categorías no se presentan como exentas de autorización, sino como deberes que justifican una conservación limitada. Cerrar la cuenta sin revocar no extiende ningún tratamiento: lo que la sección 6 dice que se conserva tras el cierre se conserva sólo por el plazo que esta política informó al pedir la autorización. Si además revoca una finalidad o pide la supresión, se aplica el párrafo anterior. **Datos sensibles.** Gravitatoria no pide datos sensibles; sólo puede recibirlos en un documento de verificación, y sólo si quien verifica decide aportarlo. Verificar la identidad de un comercio es voluntario. Si para ello se aporta un documento con la fotografía o la huella dactilar de una persona, como la cédula, ese documento contiene datos sensibles: aportarlo es facultativo y no condiciona ningún otro servicio; la aplicación lo advierte antes de recibirlo y dice cuáles son esos datos y para qué se usan; se usa sólo con la autorización explícita de la persona a la que pertenece el documento y para ese único fin —si lo aporta otra persona, debe adjuntar la autorización escrita de su titular, que un operador comprueba antes de usarlo; sin ella, el documento se borra sin usarse—; y se borra al cerrarse el trámite (artículos 5 y 6 de la Ley 1581 y artículo 6 del Decreto 1377). **Niños, niñas y adolescentes.** Gravitatoria está dirigida a personas mayores de edad que operan comercios. Si se advierte que una cuenta es de una persona menor de edad, se cierra y se suprimen todos sus datos personales aunque el plazo de la sección 7 no haya vencido —también la prueba de la autorización, el expediente, los casos de moderación, el registro de sanciones y el contenido de hilos, ofertas y reseñas que la identifique—, porque Gravitatoria no admite cuentas de personas menores de edad ni ha recogido la autorización de su representante con las garantías del artículo 7 de la Ley 1581 y del artículo 12 del Decreto 1377. En la bitácora, cuyos asientos no se pueden borrar sin destruir la prueba de que no se alteró, el vínculo con la persona queda anonimizado. Sólo queda, sin dato que la identifique, la constancia de que se cerró una cuenta por esa causa y su fecha. **Empresas sin cuenta.** Los datos que sólo describen a una persona jurídica no son datos personales y no están sujetos a la Ley 1581 (artículos 1 y 3, literal c); aun así, Gravitatoria les aplica las garantías de esta política. El directorio no incorpora datos de personas naturales (sección 2). Si una ficha llegara a contener un dato que identifique a una persona natural, sólo se mantiene si es de **naturaleza pública** —como los datos del registro mercantil (RUES) y del Registro Nacional de Turismo relativos a la calidad de comerciante— (artículo 10, literal b, de la Ley 1581 y artículo 3 del Decreto 1377), y en todo caso con los demás deberes de la ley. La procedencia abierta no acredita por sí sola esa naturaleza: un dato no es público sólo porque esté en internet, en la cartografía colaborativa, en un conjunto con licencia abierta o en la información de los proveedores del Estado. Cualquier otro dato personal de una ficha se retira (sección 8). **Quienes usan páginas de Gravitatoria sin cuenta.** La búsqueda pública, la página para responder una solicitud de cotización y los formularios para corregir o retirar una ficha muestran, **antes** de recoger cualquier dato, un aviso con el responsable y sus datos de contacto, qué datos recoge la página, para qué, con qué base, los derechos del titular y cómo ejercerlos, y el enlace a esta política. La autorización es la acción que la página pide después de ese aviso —buscar, enviar la respuesta o enviar el formulario—, que es una conducta inequívoca (artículo 7 del Decreto 1377). La sola navegación y la sola presencia del enlace a esta política no son autorización, y antes de esa acción no se recoge nada. Como prueba de cuándo y cómo se otorgó (artículo 8 del Decreto 1377), Gravitatoria conserva el texto de cada versión de esos avisos con sus fechas de vigencia y una constancia de cada acción: la fila que la registra, con su fecha —la de la respuesta, la de la rectificación o la del retiro—, y, de la búsqueda sin cuenta, el registro con que se limita el número de consultas: una huella con clave del origen de la conexión, la hora en que se buscó y cuántas veces, sin la consulta y sin pedir a nadie que se identifique. Ese registro es lo único que se guarda de quien busca sin cuenta, y se borra a los 30 días. Quien pide corregir un dato puede dejar un correo para recibir el resultado: se borra al enviárselo. El formulario de retiro sólo recibe el correo, el dominio o el NIT de la empresa. **Datos de otras personas.** Para tratar los datos de una persona se requiere su autorización o la de quien esté legitimado para otorgarla (sección 6), o una excepción legal; no se presume por el solo hecho de que alguien los suministre. Por eso: - Enviar una respuesta de cotización autoriza únicamente el tratamiento de los datos personales propios de quien responde, para lo que informa esa página, que pide no incluir datos de otras personas. Un dato de otra persona que llegue en una respuesta se retira en cuanto se advierte. - La invitación al equipo de un comercio no recoge el correo ni ningún otro dato de la persona invitada: es un enlace de un solo uso y con vencimiento, que quien invita le hace llegar por su cuenta. Gravitatoria no le escribe ni guarda nada de ella antes de que acepte; al aceptar, con su propia cuenta, otorga su propia autorización. - La finalidad 5 de un comercio de otra persona natural sólo la autoriza esa persona (sección 3.1). **Lista de fichas retiradas.** Se conserva en atención a la solicitud de retiro que se ejerció (artículo 8, literal e, y artículo 15 de la Ley 1581), sólo para que la ficha no reaparezca en un lote posterior ni se le vuelva a escribir. Guarda huellas calculadas con una clave secreta del responsable y está destinada a reconocer sólo datos de empresas: del formulario de retiro sólo se guarda la huella de un NIT de persona jurídica, de un correo de un cargo o de un área que no sea de un servicio de correo gratuito y de un dominio que no sea de un servicio de correo gratuito, de una red social ni de una plataforma que aloja páginas o tiendas de terceros, y lo demás que se escriba se descarta. Una huella que reconoce un dato de una persona natural sigue siendo un dato personal aunque el dato ya no se guarde: si una ficha retirada corresponde a una persona natural, o un dato suyo o uno escrito en el formulario es de una persona natural —por ejemplo, un dominio con el nombre de una persona—, su huella no se añade a la lista, y si llegó a añadirse se borra en cuanto se advierte (secciones 2 y 8). ## 6. Derechos del titular y quién puede ejercerlos Todo titular de datos personales que trate Gravitatoria tiene derecho a (artículo 8 de la Ley 1581): - **Conocer, actualizar y rectificar** sus datos, también frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. - **Solicitar prueba de la autorización** otorgada, salvo cuando la ley no la exige (artículo 10). - **Ser informado**, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos. - **Presentar quejas** ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Gravitatoria (artículo 16). - **Revocar la autorización y pedir la supresión** de sus datos en cualquier momento. No proceden cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (artículo 9 del Decreto 1377), y lo que un deber legal obliga a conservar se conserva sólo por el plazo de la sección 7. - **Acceder gratuitamente** a sus datos objeto de tratamiento. **Quién puede ejercerlos** (artículo 20 del Decreto 1377): el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación o el apoderamiento; y quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro. No se exige tener cuenta. Por una empresa actúa su representante legal o quien acredite actuar en su nombre. **Cómo se acredita.** En la aplicación, la sesión de la persona registrada acredita su identidad. Por el canal de atención de la sección 12 se pide sólo lo proporcionado para comprobar la identidad o la calidad con que se actúa —por ejemplo, escribir desde el correo que consta en la cuenta o en la ficha, o adjuntar el documento que acredita la representación—, sin pedir más datos de los necesarios. Dejar de mostrar un dato de una ficha o retirar la ficha entera no exige acreditar nada: Gravitatoria lo hace ante la solicitud de cualquier persona, porque dejar de publicar no expone datos de nadie (sección 8). **Personas registradas.** Desde la propia aplicación, sin intermediarios y sin costo, pueden: - **Consultar** qué datos suyos se guardan, con qué finalidad y por cuánto tiempo. - **Actualizar** y **rectificar** su nombre, su teléfono y su correo de acceso, y los datos que declaran sobre sus comercios. - **Exportar** sus datos personales en un archivo descargable; quien administra un comercio puede exportar además los datos del comercio. - **Autorizar o revocar** cada finalidad. La revocación queda registrada con su fecha; la fila de la autorización revocada se conserva porque es la prueba de qué se autorizó y hasta cuándo. La finalidad 5 se autoriza y se revoca para cada comercio, por quien figura como su dueño (sección 3.1), sin afectar la cuenta. Revocar las finalidades 1 o 3 cierra la cuenta (sección 5); la aplicación lo advierte antes de confirmar. - **Cerrar la cuenta.** Su identidad de acceso se anonimiza en el acto, la cuenta se desvincula de sus comercios y sus sesiones se cierran. Quitar sólo el vínculo con la cuenta no es anonimizar: si un comercio queda sin dueño, deja de mostrarse en toda superficie y lo que todavía identifique a quien lo operaba —su nombre, su documento, sus canales de contacto, sus sedes y su contenido— se borra o se anonimiza en los plazos de la fila «Perfil, contenido y actividad del comercio» de la sección 7. Al cerrar la cuenta no se borran de inmediato, y siguen su plazo de la sección 7: los hilos, las ofertas y las reseñas que sus contrapartes necesitan conservar, de los que desaparece el vínculo visible con usted (internamente, quedan ligados a una identidad ya anonimizada); la prueba de la autorización, los expedientes y la bitácora; y los casos de moderación y el registro de sanciones. Eso vale si cierra la cuenta sin revocar. Si el cierre ocurre porque revocó la finalidad 1, además se suprime, o se rompe el vínculo con usted, en todo lo tratado para esa finalidad que todavía lo identifique, también en los hilos, las ofertas y las reseñas que conservan sus contrapartes. En el acto se rompe el vínculo con su cuenta y, si un comercio que no consta como persona jurídica queda sin dueño, se le aplica todo lo que dice la fila «Perfil, contenido y actividad del comercio» de la sección 7, también la anonimización de su nombre y su documento; lo que todavía lo nombre dentro de ese contenido se suprime dentro del plazo de un reclamo (sección 13). De lo tratado para la finalidad 1 sólo siguen el plazo de la sección 7 la prueba de la autorización, los expedientes, la bitácora, lo que una autoridad ordene conservar, lo que usted tenga el deber legal o contractual de mantener (artículo 9 del Decreto 1377) y el contenido que ya no permite identificarlo, que las contrapartes conservan por su propia finalidad. - **Pedir la supresión.** Además de cerrar la cuenta, puede radicar una solicitud de supresión. Entonces se suprime, o se rompe el vínculo con usted, en todo lo que todavía lo identifique —también en los casos de moderación, en el registro de sanciones y en el contenido que conservan sus contrapartes—, salvo la prueba de la autorización, los expedientes y la bitácora, lo que una autoridad ordene conservar y lo que usted tenga el deber legal o contractual de mantener (artículo 9 del Decreto 1377). Todo ello se hace dentro del plazo de un reclamo (sección 13), también lo que todavía lo nombre dentro del contenido que conservan sus contrapartes. Si revoca la finalidad 3, lo mismo se hace con los casos de moderación y el registro de sanciones que lo identifiquen, con esas mismas salvedades. Cuando quiera constancia formal, puede radicar una solicitud desde la aplicación: el plazo legal que le aplica se le muestra al radicarla. **Titular de un comercio que no lo opera.** Si un comercio es de una persona natural distinta de quien figura como su dueño en la plataforma, esa persona puede, por el canal de la sección 12 y acreditando su identidad, ejercer sobre los datos del comercio todos los derechos de esta sección, también revocar la finalidad 5. **Empresas sin cuenta.** La corrección y el retiro de una ficha se piden sin cuenta por las vías de la sección 8. Por el canal de atención de la sección 12, una empresa puede además consultar qué datos suyos tiene Gravitatoria, de qué fuente salieron y qué solicitudes de cotización se le han enviado. Todo acceso del personal de la plataforma a datos personales o a documentos de verificación queda asentado en una bitácora inalterable, con quién accedió, a qué y por qué. ## 7. Plazos de retención por categoría de dato Ninguna categoría de dato personal se recoge sin un plazo de retención declarado y un procedimiento que el sistema ejecuta al vencer. Esta tabla es el espejo del registro que el sistema aplica: si una categoría de dato personal no figura aquí, no se recolecta. La tabla incluye además, para que se sepa qué son, algunas categorías que no contienen datos personales. Los plazos de la tabla son **máximos**: el tratamiento cesa antes cuando termina su finalidad o procede la revocación o la supresión, salvo lo que haya que conservar por un deber legal o contractual o para otra finalidad que el titular mantenga autorizada (secciones 5 y 6). Los plazos que ninguna ley impone los fija el responsable como el tiempo razonable y necesario para cada finalidad (artículo 11 del Decreto 1377). Los cinco años de la prueba de la autorización, de los expedientes y de la bitácora son, en particular, el plazo que el responsable adopta para poder acreditar ante la autoridad su cumplimiento; no es un término que fije la Ley 1581. Una huella (digesto) de un dato no lo guarda en claro, pero permite reconocerlo si vuelve a aparecer: por eso se trata como dato de su titular y no como dato anonimizado. Toda huella que se guarda de un dato que puede identificar a alguien —un correo, un documento o un NIT, un dominio, un origen de conexión—, también las de la lista de fichas suprimidas, se calcula con una clave secreta del responsable, de modo que sin ella no se puede reproducir con un diccionario. Anonimizar, en esta tabla, es dejar lo que se conserva sin ningún vínculo que permita identificar a nadie. «Autorización», en la columna de base legal, es la autorización previa, expresa e informada del titular (artículo 9 de la Ley 1581). Quedar sin dueño cuenta como el cierre del comercio, desde esa fecha, para las reseñas recibidas, las publicaciones guardadas, las comparticiones, las confirmaciones de asistencia, los grupos y sus membresías, las listas de prospección y la preferencia de prospección. En las reseñas, la autoría se anonimiza desde esa fecha y se borran al año. El comercio que queda sin dueño sale en ese momento de las listas de prospección. | Categoría | Qué datos | Finalidad declarada | Base legal | Plazo | Al vencer | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Identidad de acceso de la persona | Correo, nombre y teléfono; la contraseña, guardada sólo como el resultado de una función de derivación de claves con sal, nunca en claro; el secreto del segundo factor | operación de la plataforma (finalidad 1) | autorización | mientras la cuenta exista; al cerrarla se anonimiza en el acto, y un barrido automático comprueba a los 30 días del cierre que no quede nada sin anonimizar | anonimización | | Autorización de tratamiento y su versión | Cada autorización otorgada o revocada, por finalidad —en la 5, por comercio y con la declaración de a quién pertenece—, con su fecha, el responsable y la versión de la política; la constancia de la primera búsqueda en el directorio y de la primera invitación a cotizar de cada persona tras cada versión de su aviso (finalidades 7 y 8), con quién, cuándo y bajo qué versión, sin el texto de la consulta; y el expediente de cada consulta o reclamo radicado, con su fecha de recepción, su plazo, su respuesta y su resultado | cumplimiento legal (finalidad 4) | deber legal de conservar la prueba de la autorización (art. 17, lit. b, Ley 1581; art. 8, Decreto 1377) y de tramitar consultas y reclamos (arts. 14, 15 y 17, lit. j, Ley 1581) | la autorización, mientras esté vigente y 5 años desde que deja de estarlo, por su revocación o por el cierre de la cuenta, lo que ocurra primero; la consulta o el reclamo, 5 años desde su respuesta | borrado | | Sesiones y avisos de seguridad | Sesiones abiertas; huella con clave del destino de cada correo enviado | seguridad y prevención del abuso (finalidad 3) | autorización | 90 días | borrado | | Hashes de origen para límites de tasa | Huella con clave del origen de la conexión, nunca la dirección en claro, con la hora y el número de acciones; nunca la consulta | seguridad y prevención del abuso (finalidad 3); en la búsqueda sin cuenta es además la constancia de que se buscó después del aviso (sección 5) | autorización; sin cuenta, la que se otorga con la acción que la página pide después de su aviso (art. 7, Decreto 1377) | 30 días | borrado | | Documentos de verificación | Documentos aportados para verificar un comercio o reclamar su propiedad, y los datos de quien los aporta; un documento con la fotografía o la huella de una persona contiene datos sensibles | verificar la identidad o la propiedad de un comercio (finalidades 1 y 3) | autorización; si el documento contiene datos sensibles, autorización explícita y facultativa de su titular (arts. 5 y 6, Ley 1581; art. 6, Decreto 1377) | hasta el cierre del trámite | borrado del documento y de los datos de quien lo aportó | | Contenido de hilos | Mensajes, cotizaciones y adjuntos intercambiados entre comercios | operación de la plataforma (finalidad 1) | autorización | mientras el comercio exista; desde que se cierra o queda sin dueño, 1 año para las contrapartes | borrado; si la persona que los escribió revocó la finalidad 1, desde ese momento sin vínculo con ella (sección 6) | | Casos de moderación con copia del contenido | Reportes, copia del contenido reportado, el caso y la sanción | seguridad y prevención del abuso (finalidad 3) | autorización | 2 años tras la resolución | borrado | | Preferencias de notificación | Qué avisos recibe cada persona en cada comercio y por qué canal | comunicaciones transaccionales (finalidad 2) | autorización | 2 años tras la baja de la membresía | borrado | | Bitácora | Registro encadenado e inalterable de las acciones sobre cuentas, comercios y fichas, y de cada acceso del personal a datos personales: quién, a qué, cuándo y por qué | cumplimiento legal y auditoría (finalidad 4) | autorización y deber de seguridad y de responsabilidad demostrada (art. 17, lit. d, Ley 1581; art. 26, Decreto 1377) | 5 años | truncado por bloques: los asientos vencidos se borran y sólo queda el ancla, que no contiene datos de nadie y permite comprobar que lo conservado no se alteró | | Registro de sanciones por documento | Huella con clave del documento del comercio sancionado y el motivo de la sanción | seguridad y prevención del abuso (finalidad 3) | autorización | 2 años tras la resolución de la sanción | borrado | | Autoría interna de escritura | Vínculo interno entre la persona y lo que escribió desde un comercio: su membresía y su rastro en la bitácora y en el historial del perfil | operación de la plataforma: atribuir internamente lo que se escribe (finalidad 1) | autorización | 2 años tras la baja de la membresía; en la bitácora, el plazo de la bitácora | anonimización del vínculo | | Cuentas de operador de plataforma | Datos de acceso del personal de Gravitatoria | operación de la plataforma (finalidad 1) | autorización | mientras exista + 5 años desde la baja | borrado | | Exportación de datos del titular | Archivo descargable con los datos del titular | atender su derecho de acceso (finalidad 4) | autorización | 7 días | borrado | | Invitaciones | Invitación al equipo de un comercio: el comercio, el rol ofrecido, quién invita, la huella del enlace de un solo uso, el estado y las fechas; nunca el correo ni otro dato de la persona invitada | operación de la plataforma (finalidad 1) | autorización de quien invita; la persona invitada otorga la suya al aceptar | hasta 90 días después de cerrarse la invitación (aceptada, vencida o revocada) | borrado | | Notificaciones | Avisos dentro de la aplicación; cola de correos por enviar | comunicaciones transaccionales (finalidad 2) | autorización | 180 días los avisos; 30 días la cola de envío | borrado | | Perfil, contenido y actividad del comercio | Nombre, documento, modalidad, descripción, canales de contacto, enlaces, logo, portada y sedes con su nombre, dirección y horario; catálogo, publicaciones, comentarios, reacciones, necesidades y eventos; conexiones, seguimientos, bloqueos, búsquedas y alertas guardadas; y el historial de cambios del perfil | operación de la plataforma (finalidad 1) | autorización, si el comercio es de una persona natural; los datos que sólo describen a una persona jurídica no son datos personales | mientras el comercio exista; desde que se cierra o queda sin dueño, 1 año para lo que las contrapartes necesitan | deja de mostrarse en toda superficie al cerrarse o al quedar sin dueño; al cerrarse o a los 30 días sin dueño se borran sus canales de contacto, sus enlaces, su logo, su portada, sus sedes, sus conexiones, sus seguimientos, sus bloqueos y sus búsquedas y alertas; al año se borra lo demás, y el nombre y el documento se anonimizan. Si queda sin dueño porque quien era su dueño revocó la finalidad 1 y el comercio no consta como persona jurídica, todo esto ocurre en el acto: el nombre y el documento se anonimizan entonces y no al año, y sólo quedan, sin ellos, los hilos, las ofertas y las reseñas que conservan las contrapartes | | Reseñas recibidas de un comercio cerrado | Reseñas escritas por un comercio que después cerró | operación de la plataforma (finalidad 1) | autorización | 1 año tras el cierre del comercio autor | borrado; la autoría se anonimiza desde el cierre | | Publicaciones guardadas | Publicaciones que un comercio guarda | operación de la plataforma (finalidad 1) | autorización | mientras el comercio que guarda exista | borrado al cierre del comercio | | Listas de prospección | Comercios que un comercio guarda en listas para actuar sobre ellos | prospección entre comercios (finalidad 5) | autorización de la finalidad 1 del comercio que guarda la lista y de la finalidad 5 de cada comercio que figura en ella | mientras el comercio que la guarda exista; un comercio sale de toda lista al revocar su finalidad 5, al cerrarse o al quedar sin dueño | borrado al cierre del comercio que la guarda; las guardadas antes de esta versión, al anunciarse esta versión | | Preferencia de prospección | Si el comercio admite que otros comercios actúen sobre él en bloque: los admite salvo que lo apague en sus ajustes; si no elige, los admite | prospección entre comercios (finalidad 5): respetar su elección | autorización de la finalidad 1 del comercio, como uno de sus ajustes | mientras el comercio exista | borrado al cierre del comercio | | Comparticiones | Publicaciones que un comercio comparte | operación de la plataforma (finalidad 1) | autorización | mientras el comercio que comparte exista | borrado al cierre del comercio | | Confirmaciones de asistencia a eventos | Eventos a los que un comercio confirma asistencia | operación de la plataforma (finalidad 1) | autorización | mientras el comercio que confirma exista | borrado al cierre del comercio | | Grupos y sus membresías | Grupos, sus comercios miembros y el motivo de una expulsión | operación de la plataforma (finalidad 1) | autorización | mientras el comercio creador exista | borrado al cierre del comercio creador; el motivo de una expulsión se borra con la membresía que lo registra | | Apariciones de texto para detección de duplicados | Huella del texto publicado y huella con clave de su origen | seguridad y prevención del abuso (finalidad 3) | autorización | 30 días | borrado | | Coordenada declarada de sede | Coordenada que el comercio marca en el mapa para su sede | operación de la plataforma: situar la sede en el mapa (finalidad 1) | autorización | mientras la sede exista | se borra con la sede | | Alcance de descubrimiento declarado | Distancia hasta la que el comercio, sus ítems, sus publicaciones y sus necesidades se muestran, y cuándo se declaró | operación de la plataforma: decidir dónde se muestra (finalidad 1) | autorización | mientras exista el comercio o el contenido que lo declara | se borra con el comercio o con el contenido que lo declara | | Bitácora de cambios de alcance | Asientos de la bitácora con cada cambio de alcance: el valor anterior y el nuevo, la fecha y quién lo hizo | cumplimiento legal y auditoría (finalidad 4) | autorización y deber de seguridad y de responsabilidad demostrada (art. 17, lit. d, Ley 1581; art. 26, Decreto 1377) | 5 años, el de la bitácora | truncado por bloques, como la bitácora: los asientos vencidos se borran y sólo queda el ancla de verificación | | Palabras clave declaradas | Palabras clave que el comercio declara para su perfil, sus ítems y sus publicaciones | operación de la plataforma: encontrarlo por lo que declara (finalidad 1) | autorización | mientras exista el contenido que las declara | se borran con el contenido que las declara | | Categorías libres y sus alias (legado congelado) | Categorías de texto libre que los comercios declararon antes de la taxonomía curada; ya no se escriben, no filtran ni se muestran | ninguna vigente | ninguna: la versión 2026.1 no las preveía | hasta el anuncio de esta versión | borrado al anunciarse esta versión, sin esperar a su entrada en vigor | | Caché de geocodificación | Resultado de convertir en coordenada una dirección escrita por un comercio; hoy no se llena, porque ninguna dirección se envía a un servicio externo (sección 10) | operación de la plataforma: proponer la coordenada de una dirección (finalidad 1) | autorización | 30 días | borrado | | Taxonomía curada del directorio | Árbol de categorías que cura la plataforma: nombres, orden y relaciones | ofrecer selección y filtros comprensibles (finalidades 1 y 7) | no aplica: no contiene dato personal | mientras la taxonomía rija; una categoría retirada se conserva mientras algún comercio la declare | ninguno | | Categorías, oferta y atributos declarados por el comercio | Categoría del directorio, si ofrece productos o servicios, y los atributos que el comercio declara | operación de la plataforma: describir el comercio y encontrarlo (finalidad 1) | autorización | mientras exista el comercio o el ítem; en el historial de cambios del perfil, hasta 1 año desde que el comercio se cierra o queda sin dueño | se borran con el comercio o el ítem que los declara; el historial, al cumplirse ese año | | Bitácora de mantenimiento del árbol | Asientos de la bitácora con qué operador cambió cada categoría del árbol y cuándo | cumplimiento legal y auditoría (finalidad 4) | autorización y deber de seguridad y de responsabilidad demostrada (art. 17, lit. d, Ley 1581; art. 26, Decreto 1377) | 5 años, el de la bitácora | truncado por bloques, como la bitácora: los asientos vencidos se borran y sólo queda el ancla de verificación | | Contacto comercial de fichas no reclamadas | Correo de un cargo o un área y teléfono fijo de la ficha, con su procedencia; nunca un teléfono móvil | cursar las solicitudes de cotización (finalidad 8) y mostrar el teléfono fijo a comercios registrados con su sesión (finalidad 7); el correo nunca se muestra | dato de persona jurídica: no es dato personal (art. 3, lit. c, Ley 1581); un dato personal, sólo si es de naturaleza pública (art. 10, lit. b, Ley 1581; art. 3, Decreto 1377); cualquier otro se retira | 180 días desde la última interacción: que una fuente vigente lo renueve o que se envíe o se responda una solicitud de cotización a esa ficha | se borra el contacto; la ficha queda sin vía de contacto | | Caché de consultas a fuentes de red | Resultados de una fuente de pago que permita guardarlos; hoy no hay ninguna habilitada | consultar el directorio sin repetir llamadas a la fuente (finalidad 7) | dato de persona jurídica: no es dato personal (art. 3, lit. c, Ley 1581) | 7 días | borrado | | Solicitudes de cotización a empresas sin cuenta | Necesidad, comercio que invita, persona registrada que la envió, fecha de envío, ficha destinataria, huella con clave del correo de destino y estado | documentar la invitación a cotizar (finalidad 8) | de la empresa destinataria, la de la fila «Contacto comercial de fichas no reclamadas»; del comercio que invita, la autorización que otorga quien la envía después del aviso del formulario (art. 9, Ley 1581; art. 7, Decreto 1377) | mientras la necesidad exista + 1 año tras su cierre | anonimización: se borran la huella del destino y el vínculo con la persona que la envió | | Respuestas de empresas sin cuenta | Si cotiza o no, lo cotizado y las condiciones que la empresa escribe | comparar la respuesta y conservar su valor probatorio para el comercio que invitó (finalidad 8) | dato de persona jurídica: no es dato personal; el dato personal propio que quien responde incluya, con la autorización que otorga al enviarla después del aviso de esa página (art. 9, Ley 1581; art. 7, Decreto 1377); un dato de otra persona se retira en cuanto se advierte | mientras la necesidad exista + 1 año tras su cierre; si la ficha se suprime, las condiciones en texto libre se borran en el acto | anonimización: se borran las condiciones en texto libre y se conserva lo cotizado | | Registro de llamadas a fuentes externas | Fuente consultada, comercio que consultó, huella del texto de la consulta limpio de correos, teléfonos y números de documento, resultado, costo y duración; sólo se escribe cuando una consulta sale a un servicio externo, y hoy no se llena porque ninguna sale (sección 10) | controlar el costo y el uso de la consulta del directorio (finalidad 7) | autorización que otorga la persona registrada al buscar después del aviso del buscador (art. 9, Ley 1581; art. 7, Decreto 1377) | 1 año | borrado; los registros anteriores a esta versión, al anunciarse esta versión | | Lista de fichas suprimidas | Huellas con clave secreta del identificador de la ficha y de su NIT, su correo y su dominio, o de las claves de empresa escritas en el formulario de retiro (sección 5); fecha y vía de la solicitud | impedir que la ficha reaparezca o vuelva a contactarse (finalidad 9) | atención de la solicitud de retiro (art. 8, lit. e, y art. 15, Ley 1581); está destinada sólo a datos de personas jurídicas, que no son datos personales | mientras haga falta para que la ficha no reaparezca en un lote ni se vuelva a contactar; la huella de un dato de una persona natural no se añade y, si llegó a añadirse, se borra en cuanto se advierte | borrado de la huella | | Caché de interpretaciones de consulta | Huella del texto de una consulta, limpio de correos, teléfonos y números de documento, y los filtros que se dedujeron de ella; sólo se llena si el responsable habilita un intérprete externo, hoy apagado (sección 10) | traducir la consulta de un comercio registrado sin repetir el trabajo (finalidad 7) | autorización que otorga la persona registrada al buscar después del aviso del buscador (art. 9, Ley 1581; art. 7, Decreto 1377); no se asocia a quien buscó | 30 días | borrado; las guardadas antes de esta versión, al anunciarse esta versión | | Rectificaciones de fichas | Dato señalado, detalle escrito y, si lo dejó, el correo de quien la pidió, con su huella con clave | atender el reclamo de rectificación sobre un dato de la ficha (finalidad 9) | atención del reclamo de rectificación del titular (art. 8, lit. a, y art. 15, Ley 1581) | 1 año tras resolverse; el correo de quien la pidió, hasta enviarle el resultado | anonimización: se borran el detalle y la huella del contacto; el correo se borra antes, al enviar el resultado | | Fichas retiradas por la fuente | Correo, teléfono fijo, dirección y coordenada de una ficha que ninguna fuente vigente sostiene | dejar de tratar lo que la fuente ya no declara (finalidad 6) | dato de persona jurídica: no es dato personal (art. 3, lit. c, Ley 1581); un dato personal, sólo si es de naturaleza pública (art. 10, lit. b, Ley 1581; art. 3, Decreto 1377) | 90 días tras caducar su procedencia | se borran el contacto, la dirección y la coordenada, y la ficha deja de mostrarse; su nombre, su NIT, su municipio, su actividad y su sitio web, datos de la persona jurídica, se conservan sin mostrarse | ## 8. Rectificación, supresión y adopción de una ficha del directorio Cualquier persona puede pedir, **sin cuenta**, que se deje de mostrar un dato de una ficha o que se retire la ficha entera. Estas vías no exigen las formalidades de un reclamo de la sección 13. **Corregir un dato.** Con el enlace para corregir un dato que lleva cada correo que Gravitatoria le escribe, desde la página de la ficha —para quien entra con sesión— o con el NIT de la empresa en el formulario público (gravitatoria.humanizar.tech/ficha/rectificacion). Desde el mismo momento en que se recibe, ese dato deja de mostrarse en toda superficie y en su lugar se lee «reclamo en trámite»; si el dato señalado es el nombre, la ficha entera deja de mostrarse. Dentro de **15 días hábiles** contados desde el día siguiente a su recibo (artículo 15 de la Ley 1581, con el calendario oficial de festivos de Colombia) un operador de Gravitatoria lo resuelve de una de estas formas: - **lo retira**, si la fuente ya no lo sostiene, si no puede verificarse, si es inexacto o si es un dato de una persona natural que no es de naturaleza pública; - **lo mantiene** con su procedencia, si la fuente lo sostiene y nada muestra que sea inexacto, y explica por qué. Gravitatoria nunca escribe un valor por su cuenta ni a pedido de un tercero: la empresa que quiera poner un valor propio adopta su ficha y lo administra ella misma. Quien pidió la corrección recibe el resultado si dejó un correo, que se borra al enviárselo. **Adoptar la ficha.** La empresa puede acreditar el control de su dominio o de su correo publicado, registrarse y administrar ella misma sus datos. **Retirar la ficha entera.** - Con el enlace «No quiero aparecer en Gravitatoria» que lleva **cada** correo que Gravitatoria le escribe, que abre una página con un solo botón, o con la opción de baja de un clic del propio programa de correo. - Con el formulario público de retiro (gravitatoria.humanizar.tech/ficha/supresion), escribiendo el correo comercial, el dominio o el NIT de la empresa. La respuesta es la misma exista o no la ficha, para que el formulario no sirva para averiguar quién está en el directorio. El retiro ocurre de inmediato y en una sola operación: la ficha deja de aparecer en la búsqueda, el directorio, el mapa, su enlace directo y la caché; se borran su correo y su teléfono, y las procedencias de sus demás datos dejan de guardar lo que la fuente declaró; las solicitudes pendientes se cierran y toda solicitud futura queda bloqueada; y las respuestas anteriores pierden su texto libre. El resto de la ficha —nombre, NIT, dirección, coordenada, sitio web, actividad, sector y municipio—, que son datos de la persona jurídica, se conserva sin mostrarse en ninguna parte, como constancia de que existió y de dónde salió, junto con las huellas con clave de la lista de fichas suprimidas, que impiden que reaparezca en un lote posterior o vuelva a ser contactada (sección 5). Si la ficha corresponde a una persona natural, también se borran su nombre, su NIT, su dirección, su coordenada y su sitio web, y sus huellas no se añaden a esa lista o, si ya estaban, se borran. Pedirlo dos veces confirma lo mismo y no revela nada más. El ejercicio del derecho queda en la bitácora con su fecha y la vía, sin datos de quien lo pidió. ## 9. Cómo escribe Gravitatoria a una empresa sin cuenta Gravitatoria sólo escribe a una empresa sin cuenta cuando un comercio registrado la invita a cotizar una necesidad concreta y, después, para avisarle el resultado si cotizó. Lo hace: - sólo por correo electrónico, a la dirección corporativa de su ficha; nunca por llamada, mensaje de texto ni mensajería instantánea; - de lunes a viernes entre las 7:00 y las 19:00 y los sábados entre las 8:00 y las 15:00, hora de Colombia, y nunca en domingo ni en festivo: lo que se emite fuera de esa franja espera a la siguiente; - con un máximo de una invitación al día y dos por semana a la misma empresa, sumando las de todos los comercios; - consultando antes de cada envío la lista de fichas retiradas: a una empresa que pidió no aparecer no se le vuelve a escribir. Cada correo dice que lo envía Gravitatoria como responsable del tratamiento (sección 1), para qué se le escribe y con qué base legal; nombra al comercio que pide la cotización; y lleva el enlace «No quiero aparecer en Gravitatoria», la opción de baja de un clic del propio programa de correo, el enlace para corregir un dato de su ficha, el de adoptarla y el de esta política, donde está la identificación completa del responsable. Ningún correo muestra a terceros el correo ni el teléfono del destinatario. Si la empresa no cotiza, no se le vuelve a escribir sobre esa necesidad. Estos correos piden una cotización a una empresa; no son publicidad dirigida a consumidores. Aun así, Gravitatoria respeta los días y las franjas horarias que la Ley 2300 de 2023 fija para contactar a consumidores. Escribir sólo por correo y no más de una invitación al día y dos por semana a la misma empresa son, además, decisiones propias de Gravitatoria. ## 10. Encargados del tratamiento y transmisiones Los datos se tratan con el apoyo de estas **categorías** de encargados, que actúan sólo por cuenta del responsable, según sus instrucciones y en los términos de un contrato de transmisión (artículo 25 del Decreto 1377): - **Proveedor de correo saliente**, para las comunicaciones transaccionales, los avisos de seguridad, la comunicación de los cambios de esta política y los correos a empresas sin cuenta. - **Proveedor de hospedaje** de la aplicación y de su base de datos. - **Proveedor de almacenamiento de objetos**, para los archivos que se suben (imágenes de catálogo, adjuntos, documentos de verificación y exportaciones). Gravitatoria no envía hoy ningún dato a un servicio externo de modelos de lenguaje, de búsqueda web, de lugares ni de geocodificación: las consultas se interpretan con reglas propias y la coordenada de una sede la marca el propio comercio en el mapa. Usar uno de esos servicios exige antes publicar una versión de esta política que nombre al proveedor, su país, lo que recibiría y el contrato de transmisión. Algunos de estos encargados tratan los datos fuera de Colombia: la aplicación se ejecuta hoy en servidores ubicados en los Estados Unidos. Eso es una transmisión internacional de datos a un encargado, que se rige por el contrato de transmisión y no requiere una autorización adicional del titular (artículos 24 y 25 del Decreto 1377). Si un proveedor recibe sólo información que no permite identificar a nadie, no hay transmisión ni transferencia de datos personales. Gravitatoria no vende datos personales y no los transfiere a otros responsables, salvo lo que la finalidad 5 permite descargar a otro comercio registrado con la autorización del titular, y lo que exija una autoridad pública en ejercicio de sus funciones legales o una orden judicial (artículo 10, literal a, de la Ley 1581). Una transferencia internacional a otro responsable sólo se haría a un país con nivel adecuado de protección o en los casos del artículo 26 de la Ley 1581. ## 11. Cambio de finalidad y cambios de esta política Una finalidad nueva sobre datos que requieren autorización exige la **autorización expresa** del titular antes de recoger, guardar o usar un dato para ella, tenga o no cuenta. No se aplica de forma retroactiva a los datos recogidos bajo una versión anterior, y no se considera autorizada por el silencio ni por el hecho de seguir usando la aplicación. Los datos recogidos sin una base válida se suprimen; los recogidos lícitamente para otra finalidad sólo se reutilizan para la nueva después de obtener su autorización; y la autorización nueva no convalida ningún tratamiento anterior. El sistema conserva qué versión de esta política y qué finalidades autorizó cada titular. En esta versión, la **finalidad 5** es nueva. Quien figura como dueño de un comercio verá en la aplicación un aviso que le pide decidir, para cada comercio suyo, si la autoriza; mientras no lo haga, el comercio no entra en ninguna selección, lista, acción en bloque ni descarga de otros comercios. Quien registre un comercio desde la entrada en vigor de esta versión decide al registrarlo si la autoriza, y puede autorizarla o revocarla después desde los ajustes del comercio. Las finalidades 7 y 8, en lo que tratan datos de las personas registradas, se autorizan con la propia búsqueda o invitación, después de su aviso (sección 3.2). Al anunciarse esta versión, sin esperar a su fecha de entrada en vigor, se suprimen los datos que se guardaron sin una base válida, porque guardarlos también es tratarlos y la fecha de vigencia no aplaza su supresión: las listas de prospección ya guardadas, porque ningún comercio había autorizado la finalidad 5; las categorías de texto libre del legado, que ya no tienen finalidad; el caché de interpretaciones de consulta y el registro de consultas al directorio anteriores al aviso de la sección 3.2; y los teléfonos móviles que se hubieran guardado en fichas del directorio (sección 2). Las invitaciones a un equipo que estén pendientes se cancelan y se borra la huella del correo de la persona invitada; desde entonces la invitación es un enlace que no recoge el correo, y quien invitó puede invitarla de nuevo así (sección 5). Desde ese mismo momento, un comercio no entra en selecciones, listas, acciones en bloque ni descargas de otros comercios mientras quien figura como su dueño no autorice la finalidad 5. Las finalidades 6 a 9 tratan los datos de las empresas sin cuenta con las bases de la sección 5; si alguna vez se quisiera tratar un dato personal de una ficha para algo que requiera autorización, se pedirá antes a su titular. **Cómo se comunican los cambios.** Todo cambio sustancial de esta política —en la identificación del responsable o en una finalidad— se comunica de manera eficiente a los titulares **antes** de que entre en vigor (artículos 5 y 13 del Decreto 1377). Cada versión nueva se anuncia antes de su fecha de entrada en vigor y queda consultable desde el anuncio, con esa fecha; la anterior rige hasta entonces. Al anunciarla: - cada persona registrada recibe un correo en su correo de acceso, que no admite baja y se envía aunque haya revocado la finalidad 2, porque comunicar el cambio es un deber del responsable; y, desde la entrada en vigor, si cambia una finalidad, la aplicación le muestra el aviso de reconsentimiento; - para quienes no tienen cuenta, la versión anunciada se publica en las páginas de políticas de Gravitatoria, enlazadas desde todas sus páginas públicas. La comunicación dice qué cambia y desde cuándo, la identificación completa del responsable (sección 1), qué datos se tratarán y para qué finalidad nueva, los derechos del titular y cómo ejercerlos, y enlaza la versión nueva. Cuando el cambio es de finalidad, además, la nueva autorización se pide antes de tratar un dato para ella, con un aviso que tiene ese mismo contenido (sección 5). ## 12. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos Humanizar (Steven Vallejo), correo electrónico stevenvallejo780@gmail.com Además de ese canal, las personas registradas ejercen sus derechos desde su cuenta (sección 6), y la corrección y el retiro de una ficha se piden sin intermediarios desde los enlaces de cada correo, desde la página de la ficha —para quien entra con sesión— y desde los formularios públicos de la sección 8. ## 13. Procedimiento para consultas y reclamos 1. **Presentación.** La solicitud se presenta desde la aplicación, por las vías de la sección 8 o por el canal de la sección 12. Queda registrada con su fecha de recepción y el plazo que le aplica; si se radica desde la aplicación, el plazo se le muestra al radicarla, y si llega por el canal de atención, se le informa en el acuse. 2. **Consultas** (artículo 14 de la Ley 1581): se responden dentro de **10 días hábiles** contados desde su recibo. Si no es posible, antes de que venza el plazo se le informan el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no puede superar **5 días hábiles** más. 3. **Reclamos** (artículo 15 de la Ley 1581) —para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o advertir un incumplimiento—: - Deben contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, una dirección física o electrónica para responder y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo está incompleto, Gravitatoria le pide completarlo dentro de los **5 días** siguientes a su recibo; usted tiene **2 meses** desde ese requerimiento para hacerlo, y si no lo hace se entiende que desistió. - Si Gravitatoria no es competente para resolverlo, lo traslada a quien corresponda en un máximo de **2 días hábiles** y le informa. - Recibido el reclamo completo, se incluye en la base de datos afectada, junto a los datos reclamados, la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo, en un máximo de **2 días hábiles**; ambos se mantienen hasta que se decida. En las fichas del directorio, el dato señalado se rotula «reclamo en trámite» desde el mismo momento en que se recibe (sección 8). - Se resuelve dentro de **15 días hábiles** contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, antes de que venza el plazo se le informan el motivo y la fecha de respuesta, que no puede superar **8 días hábiles** más. - Las vías de la sección 8 para dejar de mostrar un dato o retirar una ficha no exigen estos requisitos: no hace falta identificarse ni aportar documentos, no hay requerimiento para completar ni desistimiento, y el dato o la ficha dejan de mostrarse en el acto. - Revocar desde la aplicación no exige radicar un reclamo: surte efecto en el acto; si se revocan las finalidades 1 o 3, la cuenta se cierra como dicen las secciones 5 y 6. 4. **Registro.** La respuesta y el resultado quedan registrados, y todo acceso del personal a los datos para resolverla queda en la bitácora con quién accedió, a qué y por qué. 5. **Superintendencia de Industria y Comercio.** Agotado este trámite, el titular o su causahabiente puede presentar su queja ante la Superintendencia (artículo 16 de la Ley 1581). ## 14. Vigencia de la política y de las bases de datos Esta versión —**2026.3**— entra en vigor el **1 de octubre de 2026**, reemplaza a la versión 2026.1 y rige hasta que entre en vigor la siguiente, momento en el cual queda consultable con su fecha de cierre. Las bases de datos de Gravitatoria están vigentes mientras subsistan las finalidades que las justifican. Cada categoría de dato personal se conserva sólo por el plazo de la sección 7; al vencer, se borra o se anonimiza de forma que lo que quede no permita identificar a nadie.